Тема 8. Организация работы с документами
1. Регистрация и учет документов
2. Организация контроля за исполнением документов
3. Хранение документов, составление номенклатуры дел
1. Регистрация и учет документов
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.
Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным
==213
Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.
Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.
Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.
При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.
Порядок обработки отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.
Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.
Учет количества документов. Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.
Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам
==214
документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.
В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.
Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
Согласно ГОСТ P 6.30-97 учету подлежат также полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).
При учете бланков необходимы следующие реквизиты: при поступлении — наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации — поставщика гербовых бланков; при выдаче — наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения, организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении и т.д.).
Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспечения управления. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.
Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки при условии заверения каждой копии печатью организации.
Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации. В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные.
ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.
Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов и аспектов деятельнос-
==215
ти организации, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.
Правила регистрации и индексирования документов. Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса* с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).
Документы регистрируются в организации один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения.
При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.
Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.
* При регистрации поступающих документов в регистрационном штампе проставляются дата и индекс поступления.
==216
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению — в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии ~- в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, — в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.
Документы регистрируются на карточках (образцы регистрационных карточек поступающей и отправляемой корреспонденции даны в прил. 8.1, 8.2). Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа)*, заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела.
Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.
Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.
Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.
Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.
Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника.
В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машинно-ориентированной регистрацией но-
Для поступающих в организацию документов.
==217
контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документ.
Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных И ПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки: справочные; контрольно-справочные; по географии поступающих документов; по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.
2. Организация контроля за исполнением документов
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения.
Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, — с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные — распоряжением руководителя, который их установил.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного
==218
подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов. "
Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.
Карточки контролируемых документов ( контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет — не реже одного раза в год, заданий последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.
Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц. Образец справки о работе с документами дан в прил. 8.3.
Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным фор-
==219
мированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документацией иного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.
3. Хранение документов, составление номенклатуры дел
Номенклатура дел — это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру д'ел организации.
Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятел1,ности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный ха- рактер.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура де.;л. Затем они подлежат согласованию с организациями государстрьенной архивной службы.
К оглавлению
==220
Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации.
Организации, несдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.
При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела*. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. I», «т. 2» и т.д.
Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.
Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.
В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.
* Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.
==221
Образец номенклатуры дел представлен в прил. 5.4.
Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Далее они передаются в архив — текущий, ведомственный или государственный. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде (прил. 8.5).
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа — заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.
Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за ... годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.
На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.
При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное под-
==222
разделение) на обложке дописывается полное название этой организации (структурного подразделения).
Надписи на обложках дел постоянною и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.
На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).
В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному составу (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.
Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения и ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.
В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы
==223
Задания
1. Определите, в чем заключаются общие правила регистрации документов.
2. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения? Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения? С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов? Каков порядок продления срока исполнения документа?
3. Какие требования следует соблюдать при формировании дел? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя? Как располагают документ внутри дел?
==224
==225
==226
==227
==228
==229
К оглавлению
==230
Приложение 8.5
Закон
об Архивном фонде Новосибирской области
и архивах
Раздел I. Общие положения
Статья I. Основные понятия
Под Архивным фондом Новосибирской области понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее населения, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Новосибирской области и составной частью Архивного фонда РФ.
Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.
Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов исторически или логически связанных между собой.
Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.
Пол архивным делом понимается деятельность по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Под тайным архивом понимается архив, о котором не заявлено публично.
Статья 2. Область применения Закона об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
Настоящий Закон регулирует правоотношения в сфере формирования, организации хранения, учета, использования архивных фондов, управления архивами в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства на территории Новосибирской области.
Статья 3. Законодательство об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
Законодательство об Архивном фонде Новосибирской области и архивах состоит из Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, Положения об Архивном фонде РФ, настоящего Закона и издаваемых в соответствии с ними правовых и нормативных актов представительных и исполнительных органов власти Новосибирской области.
==231
Правовые и нормативные акты, издаваемые на территории Новосибирской области по вопросам, связанным с Архивным фондом Новосибирской области и архивами, должны соответствовать законодательству об Архивном фонде Новосибирской области и архивах; в случае расхождения между законодательством Новосибирской области об Архивном фонде и архивах и указанными актами действуют нормы законодательства.
Статья 4. Полномочия Российской Федерации и Новосибирской области по вопросам архивного дела
К исключительному ведению Российской Федерации на территории Новосибирской области относятся: а) установление единых принципов организации архивного дела, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда и контроль за их соблюдением; б) решение вопросов о вывозе документов Архивного фонда за пределы Российской Федерации.
К совместному ведению Российской Федерации и Новосибирской области в вопросах архивного дела относятся: а) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, находящихся на территории Новосибирской области и являющихся федеральной собственностью; б) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, находящиеся на территории Новосибирской области и являющиеся федеральной собственностью.
К исключительному ведению Новосибирской области относятся: а) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, являющихся государственной собственностью Новосибирской области; б) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной собственностью Новосибирской области.
К совместному ведению Новосибирской области и местного самоуправления относятся: а) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, находящихся на территории городов и районов Новосибирской области и являющихся государственной собственностью Новосибирской области; б) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, находящиеся на территории городов и районов Новосибирской области и являющиеся государственной собственностью Новосибирской области; в) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, переданных на хранение в Государственный архив Новосибирской области;
==232
г) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью, переданные на хранение в Государственный архив Новосибирской области.
Все другие вопросы архивного дела Новосибирская область решает самостоятельно на основе единых принципов организации архивного дела в соответствии с Уставом Новосибирской области и настоящим Законом.
Местное самоуправление решает все вопросы архивного дела по согласованию с Комитетом государственной архивной службы администрации Новосибирской области.
Раздел II. Архивный фонд Новосибирской области
Статья 5. Состав Архивного фонда Новосибирской области
В состав Архивного фонда Новосибирской области входят находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.
Отнесение документов к составу Архивного фонда Новосибирской области производится на основании экспертизы их ценности комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным осуществляется архивными органами и учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Архивный фонд Новосибирской области состоит из государственной и негосударственной частей.
Статья 6. Государственная часть Архивного фонда Новосибирской области
Государственную часть Архивного фонда Новосибирской области составляют находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью Новосибирской области и муниципальной собственностью.
К государственной собственности Новосибирской области относятся: а) архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, других государственных институтов, а также религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства, действовавших на территории Новосибирской области на всем протяжении ее истории и принятых ранее в Государственный архив Новосибирской области;
==233
б) архивные фонды и архивные документы органов государственной власти Новосибирской области, прокуратуры, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности Новосибирской области; в) архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется доля государственной собственности; г) архивные фонды и архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ, принятые на хранение в Государственный архив Новосибирской области; д) архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшиеся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, принятые в учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области; е) архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в собственность государства, в том числе из-за рубежа; ж) копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов, поступившие на законных основаниях в собственность Новосибирской области из федеральных органов РФ, ее субъектов, а также из-за рубежа; з) документы по личному составу, переданные на государственное хранение.
К муниципальной собственности относятся архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа, а также документы по личному составу, переданные на государственное хранение.
Статья 7. Негосударственная часть Архивного фонда Новосибирской области
Негосударственную часть Архивного фонда Новосибирской области составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности: а) общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений; б) религиозных объединений и организаций;
==234
в) объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации, в уставном капитале которых отсутствует доля государственной или муниципальной собственности; г) физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, Коллекции документов и другие).
Отнесение документов к негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области осуществляется органами и учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области совместно с собственниками документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.
Комитет в месячный срок после принятия решения письменно информирует собственников об отнесении их документов к составу Архивного фонда Новосибирской области.
Взаимоотношения собственника документов с органами и учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области строятся на договорной основе.
В случае заключения договора о совместной деятельности негосударственные объединения, предприятия, учреждения, организации включаются в Список источников комплектования архивных учреждений Новосибирской области.
Раздел III. Архивы в Новосибирской области
Статья 8. Создание архивов
Право на создание архивов имеют юридические и физические лица. Не допускается создание тайных архивов: а) из документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области; б) содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных; в) содержащих документы, затрагивающие права и законные интересы граждан.
Статья 9. Передача права собственности на архивы
А. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, находящиеся на территории Новосибирской области, являющиеся федеральной собственностью, осуществляется по постановлению областного Совета народных депутатов по согласованию с Государственной архивной службой России.
Б. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной собственностью Новосибирской области, осуществляется по постановлению областного Совета депутатов.
==235
В. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью и переданные на хранение в Государственный архив Новосибирской области, осуществляется органом управления архивным делом (комитет государственной архивной службы Администрации Новосибирской области) по согласованию с органом местного самоуправления.
Г. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью и хранящиеся в городских, районных архивах, осуществляется органом местного самоуправления по согласованию с комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.
Д. Передача права собственности на документы от собственников негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области в государственную и муниципальную собственность осуществляется в случаях: - добровольной передачи документов на хранение в архивные учреждения, государственные музеи и библиотеки на основании соглашения (договора), с уточнением при необходимости условий хранения и использования документов; - ликвидации негосударственных объединений, учреждении, организаций и предприятий или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных наследников, с передачей документов на постоянное хранение в государственные архивы.
Архивные фонды и архивные документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Новосибирской области, не могут быть объектом купли-продажи или иных сделок.
Статья 10. Защита прав собственности на архивы
Право собственности, независимо от формы собственности, охраняется законом. Запрещена незаконная продажа, приобретение и дарение документов, отнесенных к составу Архивного фонда Новосибирской области.
Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с законодательством РФ и Новосибирской области.
Раздел IV. Государственное управление архивным делом в Новосибирской области
Статья 11. Государственное управление архивным делом в Новосибирской области
Государственное управление архивным делом в Новосибирской области осуществляется Администрацией Новосибирской области через образуемый ею орган управления архивным делом.
==236
Статья 12. Система архивных органов и учреждений в Новосибирской области
Ведение архивного дела в Новосибирской области возлагается на комитет государственной архивной службы Администрации Новосибирской области и подведомственные ему государственные архивы.
В систему комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области входят: а) Государственный архив Новосибирской области; б) архив мэрии г. Новосибирска с сектором документов по личному составу; в) городские, районные архивы, — они же являются органом управления архивным делом в городе, районе с хранилищами документов по личному составу; г) другие архивные учреждения, образующиеся на территории Новосибирской области.
Сеть государственных архивов утверждается Администрацией Новосибирской области.
Положение о государственном архиве Новосибирской области утверждается комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.
Положение о районном, городском архиве (органе управления архивным делом в районе, городе) утверждается соответствующим исполнительным органом местного самоуправления.
Статья 13. Финансовое и материально-техническое обеспечение архивных органов и учреждений системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области
Финансирование и материально-техническое обеспечение архивных органов и учреждений системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области осуществляется за счет средств бюджета Новосибирской области, бюджетов городов и районов, а также за счет внебюджетных средств.
Архивные органы и учреждения, финансируемые за счет средств бюджета, могут освобождаться в установленном порядке от налогов при условии расходования этих средств на социальные и творческие нужды архивов, укрепление материально-технической базы.
Органы государственной власти и местного самоуправления обеспечивают соответствующие архивные учреждения зданиями и помещениями, отвечающими установленным требованиям сохранности Архивного фонда Новосибирской области.
Имущество, в том число недвижимое, находящееся или передаваемое архивным органам и учреждениям системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области, закрепляется за ним на правах оперативного управления без права изъятия собственником.
==237
Архивные органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы не имеют права отчуждения закрепленного за ними имущества.
Земельные участки, используемые учреждениями архивной службы, передаются в их безвозмездное пользование.
Статья 14. Государственное попечение над негосударственными архивами
По просьбе собственников документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области оказывают методическую помощь в сохранении, комплектовании и использовании их архивов. По договоренности с собственниками документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области могут оказывать другое содействие негосударственным архивам, осуществлять их финансовую поддержку.
Статья 15. Контроль за соблюдением Закона об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
Контроль за соблюдением Закона об Архивном фонде Новосибирской области и архивах осуществляется органами представительной и исполнительной власти, местного самоуправления и прокуратуры, а также комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.
Контроль за соблюдением требований по обеспечению сохранности государственных секретов, содержащихся в архивных документах, осуществляют органы федеральной службы контрразведки.
Статья 16, Участие общественных и религиозных объединений в организации и развитии архивного дела
Общественные и религиозные объединения и организации могут содействовать решению задач развития и совершенствования архивного дела, руководствуясь Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, настоящим Законом и другими правовыми и нормативными актами Новосибирской области.
Раздел V. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов
Статья 17. Обязанности собственников по обеспечению сохранности документов Архивного фонда Новосибирской области
Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Новосибирской области, обязаны обеспечить их сохранность.
==238
На особо ценные и уникальные архивные документы создаются архивные копии.
Страховой Фонд является неприкосновенным и хранится в специальных архивохранилищах отдельно от других архивных документов.
Органы государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, органы местного самоуправления, прокуратуры городов и районов, государственные учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, а также комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области: разрабатывают и утверждают по согласованию с комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области нормативно-методические документы, определяющие порядок работы архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
Органы государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожать документы срок хранения которых истек, пока не будут утверждены комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области описи дел постоянного хранения и согласованы описи дел по личному составу.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области не могут уничтожить эти документы без согласования с соответствующим архивным органом и государственным архивом.
При ликвидации или реорганизации органов государственной власти Новосибирской области, городов, районов, государственных учреждений, организаций и предприятий, архивные документы, образовавшиеся в процессе их деятельности, передаются в упорядоченном состоянии на временное хранение правопреемникам. При отсутствии правопреемника документы передаются соответствующим архивным учреждениям.
Документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области, созданные в учреждениях, организациях, предприятиях до смены формы собственности, не подлежат приватизации, являются государственной собственностью и могут быть досрочно переданы на государственное хранение в архивные учреждения Новосибирской области.
Для решения вопросов обеспечения сохранности и места хранения документов ликвидируемых, реорганизуемых учреждений, организаций, предприятий в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители архивных органов и учреждений Новосибирской области.
==239
Статья IS. Постоянное хранение документов Архивного фонда Новосибирской области
Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области осуществляют Государственный архив Новосибирской области, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций и предприятий.
Статья 19. Временное хранение документов Архивного фонда Новосибирской области
Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области осуществляют органы государственной власти и прокуратуры, органы местного самоуправления, государственные учреждения, организации и предприятия* (в том числе с государственной -долей собственности) в создаваемых ими ведомственных архивах.
Установлены следующие сроки хранения: а) для архивных документов отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального подчинения — 15 лет; б) архивных документов органов государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий областного подчинения — 10 лет; в) архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства — 5 лет; г) записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел, хозяйственных книг — 75 лет; д) архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется доля федеральной или государственной собственности, — 10 лет; е) научной, технологической и патентной документации — 10 лет; ж) конструкторской документации — 15 лет; з) проектной документации по капитальному строительству — 25 лет; и) телеметрической документации — 5 лет; к) кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм — не более 3 лет со времени изготовления; л) фотодокументов — 3 года; м) документов на машинных носителях — 5 лет.
.
К оглавлению
==240
Сроки временного хранения документов, образовавшихся и образующихся при осуществлении деятельности предприятий, учреждений, организаций Министерства обороны РФ, Министерства внутренних дел РФ, Министерства Российской Федерации по атомной энергии, Федеральной службы контрразведки РФ, государственного геологического предприятия «Российский геологический фонд» Комитета Российской Федерации по геологии и использованию недр, Российского государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, Центрального картографо-геодезического фонда Федеральной службы геодезии и картографии России, Центрального государственного фонда стандартов и технических условий Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.
Российского государственного фонда кинофильмов Комитета Российской Федерации по кинематографии устанавливаются в соглашениях, заключаемых указанными федеральными органами с Государственной архивной службой России.
В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены органами и учреждениями Государственной архивной службы России, а также комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.
Архивные учреждения, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное, в том числе депозитарное, хранение документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области.
Порядок и условия передачи документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области на временное, в том числе депозитарное, хранение определяются в соглашениях (договорах) между собственниками документов и архивными учреждениями, государственными музеями и библиотеками.
Статья 20. Комплектование архивов
Архивные учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области комплектуются документами, образующимися в деятельности органов государственной власти и прокуратуры, местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий Новосибирской области, документами, переданными им государственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами, а также приобретенными учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.
По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справоч-
==241
ным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в архивные учреждения Новосибирской области.
Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств органов государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы.
Комплектование музеев и библиотек, а также архивов общественных, религиозных объединений и организаций и частных архивов подлинными документами государственной части Архивного фонда Новосибирской области запрещается.
В случае продажи документов негосударственной части Архивного фонда учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области имеют преимущественное право на их приобретение. Собственники документов, организаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны не позднее чем за 10 дней до предстоящей продажи сообщать о ней органам и учреждениям системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области с указанием точного времени и места продажи.
Нарушение установленного порядка является основанием для признания сделки купли-продажи недействительной.
Учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области могут выделяться средства из областного и местных бюджетов на приобретение в собственность Архивного фонда Новосибирской области особо ценных и уникальных документов.
Статья 21. Государственный учет документов Архивного фонда Новосибирской области
Документы Архивного фонда Новосибирской области, независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации, подлежат государственному учету в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области хранятся и учитываются в учреждениях системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области, государственных музеях, библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).
Органы государственной власти и прокуратуры, органы местного самоуправления, государственные учреждения, организации и предприятия в установленном порядке обязаны представлять в учреждения системы комитета государственной архивной службы Админист-
==242
рации Новосибирской области сведения о документах, находящихся у них на временном хранении в ведомственных архивах, и несут ответственность за полноту и достоверность информации.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области предоставляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.
При смене собственника и (или) места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области собственники информируют органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.
Статья 22. Использование архивных документов
Документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области и справочники к ним представляются для использования всем юридическим и физическим лицам. Использование архивных документов в архивных учреждениях Новосибирской области осуществляется в порядке, установленном Государственной архивной
службой России.
Порядок использования документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, находящихся на временном хранении в органах государственной власти, прокуратуры Новосибирской области, органах местного самоуправления, учреждениях, организациях и на предприятиях, определяется ими по согласованию с комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.
Использование архивных документов, находящихся в собственности общественных и религиозных и иных негосударственных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника.
Архивные учреждения Новосибирской области имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования (заключать лицензионные договоры) в соответствии с установленным Правительством РФ порядком.
Использование документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Рассекречивание документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, утративших секретный характер в связи с
==243
истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской Федерации, проводится архивными учреждениями Новосибирской области, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Допускаются ограничения на доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, а также к документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние. В этих случаях архивные учреждения Новосибирской области, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обязаны создавать фонд пользования указанными документами.
Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом Российской Федерации. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти — его наследниками.
Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в государственных архивах, архивах учреждений, организаций, предприятий или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них.
Пользователи документов Архивного фонда Новосибирской области обязаны обеспечить физическую сохранность документов. Пользователи архивных документов могу обжаловать решения архивных органов и учреждений по вопросам использования указанных документов в вышестоящий по подчиненности орган управления архивным делом, а в случае несогласия с его решением — в судебном порядке в соответствии с законодательством.
Раздел VI. Международное сотрудничество в области архивного дела
Статья 23. Международное сотрудничество в области архивного дела
Архивные органы и учреждения Новосибирской области, государственные музеи и библиотеки, юридические и физические лица — собственники архивных документов принимают участие в международном сотрудничестве в области архивного дела, могут участвовать в международных совещаниях и конференциях по проблемам архивов.
==244
Раздел VII. Вывоз документов Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы
Статья 24. Вывоз документов Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы
Вывоз архивных документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы запрещается, за исключением случаев, предусмотренных частью второй настоящей статьи.
Комитет государственной архивной службы Администрации Новосибирской области вправе разрешать временный вывоз документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы на оговоренный срок.
Раздел VIII. Ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
Статья 25. Ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Новосибирской области и архивах
Нарушение законодательства об Архивном фонде Новосибирской области и архивах должностными лицами и гражданами Российской Федерации влечет уголовную, административную и иную ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.
Должностные лица и граждане обязаны возместить ущерб, причиненный Архивному фонду Новосибирской области нарушением законодательства Новосибирской области об Архивном фонде и архивах.
Нарушения требований статей 4, 5, 8, 9, 10, 17, 19, 20, 21, 22 и 24 настоящего Закона, ответственность за которые не предусмотрена федеральным законодательством, влечет административную ответственность в виде штрафов в размере от двукратной до двадцатикратной величины минимальной заработной платы, налагаемых в судебном порядке по представлению органов, контролирующих соблюдение настоящего Закона в соответствии со статьей 15.
Иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Новосибирской области, привлекаются к ответственности за нарушения настоящего Закона на общих основаниях.
==245
==246
вилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.
3.2. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ
Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ ? 6.30-97.
Устанавливаются два основных формата бланков документов — A4 и А5; допускается использование бланков формата A3 и А6 по ГОСТ 9327.
Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм, верхнее — 15 мм.
Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.
3.3. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
3.3.1. Изображение Государственного герба РФ помещается на верхнем поле документа (письма, постановления, распоряжения, протокола и др.).
3.3.2. Наименование организации указывается в полном соответствии с положением о ней (или уставом).
3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на бланках служебного письма, справок.
3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмотренным УСОРД.
3.3.5. Дата документа
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа Выступают несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.
День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделяемых точками, год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 10 июня 2000 года следует оформлять: 10.06.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 10 июня 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности; 2000.01.05.
==247
==248
При утверждении документа постановлением, протоколом гриф утверждения состоит из слова: УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО (без кавычек, прописными буквами).
==249
Например, при утверждении состава рабочей группы по проведена праздника гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДЕНА . постановлением главы администрации от 12.06.2000 № 105
3.3.10. Адресование документа
Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.
При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном.
При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.
При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия необходимо указывать обобщенно.
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
Адрес не проставляется на документах в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам.
Слово «Копия» в адресате не указывается.
3.3.11. Резолюция
В резолюции дается указание об исполнении документа.
В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель; его фамилию, как правило, приводят в резолюции первой.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции содержатся фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата.
3.3.12. Оформление приложений к документу
Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом: Приложение: на 12 л. в 4 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
К оглавлению
==250
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.
На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.
3.3.13. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме инициативных писем, направляемых в вышестоящие организации.
3.4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОЕКТОВ ДОКУМЕНТОВ
3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений, приказов разрабатываются конкретными должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке.
Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителями структурного подразделения, юридической службы, других структурных подразделений, организаций с учетом вопросов, рассматриваемых в проекте. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются согласно инструкции указанных администраций.
Тексты постановлений, распоряжений, приказов, как правило, состоят из констатирующей и распорядительной части.
В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются автор документа, название документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распорядительной части указываются исполнители, действия и сроки исполнения предполагаемых действий. В последнем пункте распорядительной части документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.
Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через службу документационного обеспечения управления (ДОУ), которая несет ответственность за правильность их оформления.
Распорядительные документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
3.4.2. Протокол — документ, в котором фиксируются· обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются председатель, секретарь, количество
==251
присутствовавших, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Доклады, решения прилагаются к протоколу.
3.4.3. Тиражирование документов
При определении количества экземпляров тиражируемых документов следует исходить из того, что документ должен быть своевременно доведен до организации и должностных лиц, которых он касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ.
При подготовке документов с помощью средств вычислительной техники оформление также осуществляется на основании единых правил согласно ГОСТ ? 6.30-97.
4. Порядок прохождения документов внутри организации
4.1. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
4.1.1. Регистрация документа — фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.
4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в данной организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.
4.1.3. Документы регистрируются в карточках учета (или при помощи технических средств).
При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, его дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая получение документа, отметка об исполнителе, количество листов документа, указание о наличии приложений, указания о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.
4.1.4. Документы в организации регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день утверждения или подписания. Отдельно регистрируются постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий.
Регистрация документов осуществляется службой ДОУ.
==252
При карточной системе учета печатается четыре карточки: справочная, контрольная, по вопросам, по географии. При учете писем граждан необходима картотека по алфавиту.
5. Контроль исполнения документов
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается, на контрольную службу ДОУ.
5.1. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.
Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не позднее чем в течение месяца.
Изменение срока исполнения производится руководителем, устанавливающим этот срок. Изменения вносятся в регистрационную карточку. .
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
5.2. СИСТЕМА УЧЕТА КОНТРОЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Контроль исполнения документа строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет — не реже одного раза в год, по заданиям последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц, по заданиям текущего месяца — каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Справки о состоянии исполнительной дисциплины составляются не реже одного раза в месяц.
Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с этим документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения документов «Срочно», «На подпись», «На отправку».
==253
6. Составление номенклатуры дел
6.1. Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ присваивает структурному подразделению индекс, например: приемная руководителя — 02.
Номенклатура дел организации составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
6.2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела"; Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.
Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.
6.3. Формирование дел
Дела формируются в организации децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.
В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.
Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.
Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Обращения граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению формируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.
==254
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.4. Экспертиза ценности документа, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов и дел, передача дел на архивное хранение осуществляются согласно правилам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.
Примечание. Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета особенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструкции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ и ГОСТ ? 6.30-97 с его изменениями и дополнениями.
К конкретной инструкции необходимо приложить образцы регистрационных карточек входящей и отправляемой корреспонденции, внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и т.д.), обращений граждан, образцы справок о состоянии работы с документами, форм номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также перечень документов, на которых ставится печать. Для подготовки этих приложений можно использовать образцы, которые приведены в данном пособии.
Инструкция утверждается постановлением главы администрации, приказом руководителя организации и под роспись дается каждому работнику для соблюдения им правил работы с документами.
==255
00.htm - glava10
