Документационное обеспечение управления


Информационно-справочная работа


Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о доку­ментах учреждения. Служба делопроизводства и секретарь-референт (в маленькой фирме) на основе этого банка данных обязаны в несколь­ко минут ответить на вопросы двух типов:

- у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ и

- в каких документах можно найти информацию по конкретному воп­росу.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистраци­онные формы все данные о документах.

Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных карто­тек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреж­дении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по ал­фавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложе­ния, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу.

В момент регистрации, как уже указывалось выше, надо составить две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. Это приходится делать потому, что запрос о документе может поступить тогда, когда он еще находится в работе и быстро наве­сти справку по сроковой картотеке не удастся. Такой запрос в положен­ные 3 минуты можно выполнить только по справочной картотеке. Следо­вательно, пока документ в работе, на него имеется две карточки - в сроковой и справочной картотеках.




- Начало -  - Назад -  - Вперед -