Документационное обеспечение управления


Информационно-справочная работа - часть 2


После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как бо­лее полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная кар­точка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо исполь­зуется для создания дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год. Общий срок хранения карточек - 3 года. В картотеке законодатель­но-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до за­мены документов новыми.

Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных позволяют наво­дить справки по любой комбинации данных, включенных в регистраци­онную карточку документа.

"Справка может выдаваться:

- По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; ре­зультат исполнения; место хранения.

- По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.

- По корреспонденту/автору: конкретный документ; все документы автора; все документы автора по определённому вопросу; все до­кументы автора за указанный период.

- По региону: стране; области; городу. Для поиска документа или группы документов могут задаваться сле­дующие реквизиты:

- входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вес­тись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем груп­пам документов);

- вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);

- приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступ­ления или для внутренних - подписания документа, от и до);

- регион, по которому ведется поиск (страна, область);

- организация (корреспондент/адресат);

- содержание (тема).




- Начало -  - Назад -  - Вперед -