Документационное обеспечение управления


Глава особенности работы с кадровыми документами - часть 14


Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри по алфа­виту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хра­нятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внут­ри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий и после окон­чания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Особого внимания требует ведение личных дел.

Личное дело - это совокупность документов, содержащих необхо­димые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформлен­ные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетель­ствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность ра­ботники, ведущие кадровую документацию.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно ре­комендовать документы включать в дело в следующей последователь­ности:

- внутренняя опись документов дела;

- заявление о приеме на работу;

- анкета с фотокарточкой;

- трудовой договор;

- приказ о приеме на работу (копия);

- документы об образовании (копии);

- характеристики или рекомендательные письма.

В процессе трудовой деятельности работника в его дело могут до­бавляться документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизий и т.п.).

Т.к. изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются.

Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведе­ний о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п.




- Начало -  - Назад -  - Вперед -



Книжный магазин