Глава особенности работы с кадровыми документами - часть 13
Оформление отпусков включает операции: составление графика очередных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпусков в течение года; оформление приказов об отпуске (заполнение унифицированной учётной формы № Т-6).
На основании приказа на оборотной стороне второго листа личной карточки (форма № Т-2) делается отметка об отпуске: вид отпуска, за какой период, даты начала и окончания, основание (№ и дата приказа).
Оформление командировок сотрудникам проводится приказами, составляемыми на основании служебных записок руководителей структурных подразделений. Приказы имеют типовую форму. В них указывается: фамилия, имя, отчество, должность командируемого с указанием структурного подразделения, куда командируется, с какого числа, на какой срок и основание составления приказа. Например:
Командировочное удостоверение также, как правило, имеет типовую форму и заполняется при выдаче. Обычно их учет ведется в специальном журнале.
Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты.
Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хронологии). Приказы формируются за один календарный год.
В дело формируются только первые подлинные экземпляры приказов, подписанные руководителем организации. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов формируются в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 3 года. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении отпусков и взысканиях. Приказы о командировках целесообразно группировать в отдельное дело вместе со служебными записками, явившимися основанием для издания приказа. Эти приказы внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 3 года.
Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника.