Глава особенности работы с кадровыми документами - часть 13

Оформление отпусков включает операции: составление графика оче­редных отпусков; контроль за соблюдением графика очередных отпус­ков в течение года; оформление приказов об отпуске (заполнение уни­фицированной учётной формы № Т-6).

На основании приказа на оборотной стороне второго листа личной карточки (форма № Т-2) делается отметка об отпуске: вид отпуска, за какой период, даты начала и окончания, основание (№ и дата приказа).

Оформление командировок сотрудникам проводится приказами, со­ставляемыми на основании служебных записок руководителей струк­турных подразделений. Приказы имеют типовую форму. В них указыва­ется: фамилия, имя, отчество, должность командируемого с указанием структурного подразделения, куда командируется, с какого числа, на какой срок и основание составления приказа. Например:

Командировочное удостоверение также, как правило, имеет типовую форму и заполняется при выдаче. Обычно их учет ведется в специаль­ном журнале.

Большое внимание следует уделять организации текущего хранения документов, чтобы не допустить их утраты.

Приказы о приеме на работу, переводах, увольнениях формируются в отдельное дело. Внутри дела приказы располагаются по номерам (хро­нологии). Приказы формируются за один календарный год.

В дело формируются только первые подлинные экземпляры прика­зов, подписанные руководителем организации. Приказы хранятся 75 лет. Документы, явившиеся основанием для издания приказов формируют­ся в отдельное дело по хронологии. Срок хранения этих документов 3 года. Отдельно формируется дело с приказами о предоставлении от­пусков и взысканиях. Приказы о командировках целесообразно группи­ровать в отдельное дело вместе со служебными записками, явившими­ся основанием для издания приказа. Эти приказы внутри дела также располагаются по хронологии. Срок хранения дела 3 года.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволен­ных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответ­ственного за кадровую документацию, до увольнения работника.