Документационное обеспечение управления


Формирование дел - часть 2


Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, офор­млению и хранению дел являются "Основные правила работы ведом­ственных архивов" и "Государственная система документационного обес­печения управления".

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специ­фики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой ин­струкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответствен­ные за формирование и хранение дел.

Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов.

Распорядительные документы, переписку руководства и важнейшие внутренние документы формируют и хранят в канцелярии или секрета­риате руководства.

В небольших учреждениях, фирмах дела централизовано формиру­ет и хранит секретарь.

В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Контроль за пра­вильным формированием дел и методическое руководство этой рабо­той осуществляет ведомственный архив и соответствующий государствен­ный архив.*

* Основные правила работы ведомственных архивов, п. 2.2.2.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть за­ведена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регист­ратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учреж­дения, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокра­щенное наименование, то лучше употребить его. Например: Горбачев-Фонд, Атлантиксторм, МГИМО и т.п. Затем с новой строки пишется название структурного подразделения. Например, Бухгалтерия или Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения в середине обложки ука­зывается индекс дела по номенклатуре.


- Начало -  - Назад -  - Вперед -