Документационное обеспечение управления


Должностные инструкции - часть 7


Отдель­ному работнику может быть поручена регистрация документов - и это найдёт отражение в его должностной инструкции. Другому—копировально-множительные работы. Свои специфические обязанности имеет заве­дующий архивом или ответственный за архивное хранение.

Все функции, записанные в Положении о службе делопроизводства, должны быть включены в должностные инструкции работников службы. При этом должно быть ясно, кто какой работой занимается и за что отве­чает.

В том и состоит особенность должностной инструкции на конкретного работника, что она перечисляет именно его функции и должностные обя­занности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должност­ных инструкций.

Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" бу­дет указано не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же ука­зывается и взаимозаменяемость.

Раздел "Права" очень важен для работника. В нём закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Например, для секретаря или работника, ведущего предварительный просмотр документов, записывается право предвари­тельного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя.

Для секретаря руководителя - право при организации приёма опре­деления приоритетности приёма посетителя; "фильтрации" телефонных звонков; контроля за правильностью оформления документов до пред­ставления их на подпись руководителя.

Для работников, в обязанности которых входит отправка документов - контроль за правильностью оформления документов, предназначен­ных к отправке и возвращение их на дооформление.

Очень важны права доступа к информации и запроса информации и документов для руководителя.

Для машинистки надо записать право возврата документов с нечита­емыми фрагментами текста или неразборчивой правкой, а для заведую­щего архивом - право не принимать дела, оформленные с нарушением правил.




- Начало -  - Назад -  - Вперед -



Книжный магазин