Документационное обеспечение управления


Должностные инструкции - часть 5


- проверка правильности оформления документов, представляемых на визу или подпись руководителю отдела и для отправки;

- приём от исполнителя и передача документов для машинописно­го оформления;

- передача документов на отправку или (при децентрализованной системе делопроизводства) - их отправка, включая факс и элек­тронную почту;

- участие в составлении номенклатуры дел подразделения;

- формирование дел в подразделениях в соответствии с номенкла­турой дел;

- подготовка и сдача дел структурного подразделения в архив. В обязанности машинисток (операторов ПЭВМ) входит:

- выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПЭВМ или пишущих машинках различ­ных систем;

- печатание под диктовку;

- распечатка записей с диктофонов и магнитофонов;

- уход за используемой техникой, контроль за её состоянием. В крупных организациях, где перепечатка и окончательное оформ­ление документов ведётся централизованно в машбюро, в обязанности заведующего бюро печати, осуществляющего руководство работой опе­раторов ПЭВМ (машинисток) можно внести:

- приём документов на печать и распределение их между операто­рами ПЭВМ (машинистками);

- учёт выполненных работ;

- контроль за сроками выполнения работ;

- контроль за качеством выполнения работ;

-   учёт и обеспечение сохранности бланков документов, находящихся   в бюро;

-   обеспечение сохранности принимаемых документов и фонограмм;

-   оборудование рабочих мест операторов ПЭВМ (машинисток);

-   обеспечение работников бумагой и другими необходимыми мате­риалами;

-   контроль за состоянием ПЭВМ, принтеров, диктофонов, пишущих

машин, организация их своевременного ремонта. В свободное время заведующий бюро также занимается машино­писными работами.

В должностной инструкции инспектора по контролю как функция за­писывается контроль за исполнением документов, поставленных на кон­троль, а в должностных обязанностях указывают:

- постановка документа на контроль (с помощью ПЭВМ или тради­ционной сроковой картотеки);




- Начало -  - Назад -  - Вперед -