Документационное обеспечение управления


Бланк документа - часть 6


Это важнейшие поисковые признаки доку­мента. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди дру­гих аналогичных. Образно говоря, дата и индекс - "имя и отчество" доку­мента.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют ста­дии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов - приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Для ряда официальных документов существует также дата их опуб­ликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утвержда­ющим документ. Если авторами документа выступают несколько орга­низаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении докумен­та, отметка для автоматического поиска и контроля информации.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков - шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03.04.98. Оформ­ленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов.


- Начало -  - Назад -  - Вперед -



Книжный магазин